Hạch toán chi phí vào tài khoản nào?

1) Xem xét bản chất của chi phí:
    - Một người đã hỏi tôi: Chi phí vé máy bay hạch toán vô đâu? vô 641 hay 642?
    Câu hỏi kiểu này cho thấy người bạn này quá chú trọng vào những tài khoản kế toán (hình thức) mà không hiểu rằng nắm rõ bản chất của ngiệp vụ, nội dụng của chi phí mới là cơ sở đúng để biết nên hạch toán kế toán như thế nào, vào tài khoản gì.
    Bạn nên đặt câu hỏi để có được thông tin cần thiết: Chi phí đó là dùng cho phòng ban nào, hoạt động nào của công ty để biết là nên hạch toán vào nhóm tài khoản gì. Ví dụ: Không phải lúc nào chi phí công tác cũng là cho hoạt động bán hàng hoặc hoạt động quản lý, nó có thể là chi phí phục vụ cho hoạt động sản xuất.

2) Thời kỳ phát sinh của chi phí:
    - Theo nguyên tắc dồn tích, chi phí phải được ghi nhận khi nó phát sinh để phản ánh đúng thực trạng tài chính của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi người kế toán không phải đợi đến khi thanh toán tiền hoặc nhìn thấy hóa đơn mới ghi nhận chi phí (đôi khi do nguyên nhân nào đó mà Hóa đơn chưa được chuyển đến Kế Toán), do vậy phải có sự tương tác với các đối tượng phòng ban liên quan để nắm bắt được các hoạt động đang diễn ra trong doanh nghiệp để theo dõi và ghi nhận chi phí.
    Việc theo dõi được chi phí phát sinh trong kỳ đòi hỏi hệ thống thông tin kế toán trong công ty được kết nối để cập nhật kịp thời chi phí phát sinh. Ví dụ: Phòng kinh doanh đi công tác, cuối tháng chưa về kịp hoặc chưa kịp quyết toán chi phí, để phản ánh đúng tình hình tài chính thì kế toán nên tạm hạch toán chi phí liên quan (căn cứ theo kế hoạch công tác), và điều chỉnh sau khi có quyết toán công tác.
   
3) Nhu cầu quản lý chi phí:
    - Tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp cũng như nhu cầu quản lý riêng biệt, việc hạch toán chi phí có thể phải được ghi nhận vào đối tượng cụ thể liên quan: theo đơn hàng, theo hợp đồng, theo dự án, v.v...
    Việc theo dõi chi phí theo nhu cầu quản lý nhằm phục vụ cho việc đánh giá tính sinh lời của từng hoạt động trong doanh nghiệp theo những tiêu chí mà doanh nghiệp đó quan tâm. Cũng là cơ sở các nhà quản lý nắm rõ tình hình thực tế của từng hoạt động mà có những biện pháp điều chỉnh kịp thời.

4) Ảnh hưởng bởi các quy định, pháp luật về thuế:
    Lợi nhuận kế toán và lợi nhuận theo cách tính của thuế có sự khác biệt xuất phát từ các quy định và văn bản pháp quy về thuế, nên việc xác định rõ mỗi khoản chi phí có đáp ứng quy định thuế liên quan hay không để xác định khoản thuế phải nộp chính xác cũng như cung cấp kịp thời thông tin cho cấp quản lý về khoản phí không không hợp lệ dùng làm cơ sở tính thuế, giúp cấp quản lý nắm được những ảnh hưởng tài chính.
    Đối với doanh nghiệp, thuế là một khoản chi phí nên việc các khoản chi phí không được dùng làm cơ sở để tính thuế TNDN sẽ làm tăng khoản thuế phải đóng. Việc này sẽ làm giảm lợi nhuận kế toán của doanh nghiệp hoặc gia tăng khoản lỗ kế toán.